Guide Complet Sur La Réception Téléphonique
La réception téléphonique est indispensable pour asseoir la réputation et assurer l’avenir de l’entreprise. En plus de l’aspect financier, l’image de l’entreprise doit être valorisée pour donner une bonne impression à vos clients. Et la réussite repose grandement sur l’accueil téléphonique. Zoom sur la réception téléphonique en centre d’appels.
En quoi consiste la réception d’appels ?
La réception d’appels désigne les appels entrants émis à destination d’une entreprise ou d’un centre de contact. Contrairement à l’émission d’appels, qui axe ses campagnes sur la prospection, la réception d’appels, elle, répond plutôt aux différents besoins et réclamations des clients pour les aider à trouver une solution à leur problème.
Avec l’avènement du secteur de télémarketing, les prestations foisonnent, en l’occurrence dans la réception d’appels. Aujourd’hui, les nombreux centres de contact au Maroc proposent une multitude de services en matière d’appels entrants :
- Prise de commande
- Service après-vente
- Service client
- Télésecrétariat
- Accueil téléphonique
- Service de réclamation
- Assistance technique
Les avantages de la réception d’appels en centres de contact
Le support téléphonique est un moyen de contact chaleureux qui comporte 3 avantages principaux :
- Une garantie de satisfaction clientèle
- Un service efficace et rapide
- Une valorisation de l’image de l’entreprise
En outre, la délocalisation de la gestion des appels entrants au Maroc permet d’élargir ses plages horaires pour ne perdre aucun appel ; les standards téléphoniques externalisés traitent un flux d’appels important.
Les centres de contact marocains pallient les absences des collaborateurs et le standard reste actif en permanence pour que les clients puissent avoir quelqu’un à l’écoute, quelle que soit l’heure de l’appel.
Déléguer la réception des appels à un centre d’appels qualifié marocain permet à l’entreprise de se consacrer à son activité principale.
Comment réussir la réception d’appels ?
Pour bien gérer la réception d’appels, il faut être méthodique, sérieux et procéder par étapes :
- Décrocher le plus rapidement possible
- Présenter l’entreprise ainsi que son nom et son prénom
- Identifier la personne au bout du fil
- Déterminer le motif principal de l’appel
- Prendre correctement le message ou orienter le client
- S’assurer que l’appelant a reçu toutes les réponses à ses questions
3 points à retenir en réception d’appels
Les 3 points à retenir pour réussir son accueil téléphonique sont : une méthode de communication efficace, une réponse précise aux requêtes et une excellente gestion des situations difficiles.
Une méthode de communication efficace
Pour établir une communication de qualité, il est important de respecter certaines conditions :
- Se présenter et présenter la société que l’on représente
- Écouter, interroger le client et s’assurer que l’on a bien compris sa demande
- Renseigner et aiguiller la personne
- Garder le sourire
- Maîtriser la langue
- Traiter avec promptitude les demandes
- Maîtriser les fonctions du standard telles que la mise en attente ou le transfert d’appel
Une réponse précise aux requêtes du client
En effet, il est important de répondre précisément aux demandes des appelants. Pour cela, il faut écouter attentivement et bien cerner les requêtes du client. Le but est que le client puisse obtenir une solution à son problème. La réponse doit donc être personnalisée selon la personne au bout du fil, et en fonction les problématiques rencontrées.
Gérer les situations délicates
Outre les compétences, il faut pouvoir faire face aux imprévus tels que des clients impatients, impolis ou agressifs. Si un client parle trop aussi, il faut pouvoir l’arrêter subtilement puisque vous avez une file de clients qui attendent. En menant l’entretien téléphonique, il faut pouvoir réduire l’attente et demander au client de patienter tout en lui précisant pourquoi vous le faites attendre.
En somme, il faut mettre à profit les meilleures techniques et les bonnes pratiques nécessaires en vue de bien satisfaire aux besoins et recommandations du client.
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Pourquoi Sous-Traiter la Prise de Commande en Offshore
Externaliser la prise de commande en offshore est un choix judicieux pour les entreprises en voie de développement. Les économies sont substantielles et méritent d’être considérées. De plus, en confiant cette opération à des spécialistes tels que des centres d’appels, ces entreprises peuvent sur concentrer sur leur cœur de métier.
Souvent les entreprises ont besoin d’aide des projets de grande envergure. Lorsqu’elles n’ont pas les ressources nécessaires ou qu’elles ont besoin d’une expertise supplémentaire la sous-traitance devient la solution la plus appropriée. La prise de commande forme partie de ces opérations requérant du temps et de l’investissement si procédées en interne.
Une solution à un problème coûteux
L’externalisation vers des centres d’appels en offshore peut être une solution inestimable à un problème coûteux.
Lorsqu’une entreprise se tourne vers un centre d’appels de qualité et professionnellement, la sous-traitance en offshore peut générer des profits. Le faible coût des pays tels que le Maroc a fait des centres d’appels un outil précieux pour de nombreuses entreprises. En externalisant au Maroc par exemple, une entreprise française peut réduire ces coûts de près de 50%. Ainsi, en confiant votre cahier de charge à un prestataire marocain, vous bénéficiez de tout le nécessaire pour le bon déroulement des opérations. Les prestations incluent les coûts d’infrastructures, internet, de téléphone, la main d’œuvre et les frais généraux.
Cependant, bien souvent les économies remettent en cause la qualité du service. Or en externalisant au Maroc, vous êtes sûr d’obtenir des agents avec une forte connaissance de la culture française. C’est un facteur considérable puisqu’ainsi les agents sauront interagir avec vos clients/prospects sans qu’ils ne s’aperçoivent qu’ils communiquent avec le Maroc. C’est très important car bon nombre de clients n’apprécie pas la sous-traitance et cela peut compromettre la confiance qu’ils ont en l’entreprise.
La prise de commande c’est aussi de la communication
Les centres d’appels en offshore bénéficient de la main d’œuvre qui maîtrise plusieurs langues. Ce qui facilite la communication entre les clients et les agents. C’est surtout important pour les entreprises avec des opérations à l’international. Le Maroc, situé sur la frontière de l’Espagne est parmi l’une des meilleures économies en Afrique. C’est un pays qui parle officiellement sept langues, le Français, l’Anglais, l’Arabe et l’Espagnol étant les principales. De ce fait, la relation client de nombreuses entreprises internationales y sont bien gérer. Ces entreprises ont vu le potentiel et les possibilités qu’offre le Maroc et ont choisi de l’exploiter au mieux.
Une grande majorité de centres d’appels marocains ont été globalement reconnus en matière de service offshore. Ils évoluent positivement. La sous-traitance au Maroc s’est développée au cours des dernières années, ce qui en fait la 26ème destination d’externalisation au monde et la troisième en Afrique.
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Les avantages de l’externalisation et de la sous-traitance au Maroc sont innombrables. Si vous souhaitez vous aussi en bénéficier mais avez encore quelques doutes, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous aidons à trouver votre prestataire idéal au Maroc. Alors ne perdez plus une minute et appelez-nous au +33 184 79 28 20 ou écrivez-nous directement sur notre site internet.
Maroc : 5ème pays d’Afrique pour les Infrastructures par la BOD
Pour ce qui du secteur des TIC, l’externalisation au Maroc comporte de nombreux avantages. Les investisseurs optant pour le Maroc bénéficient avant tout de la proximité du pays avec l’Europe. En sus de cela, le Maroc jouit d’infrastructures modernes, d’une bonne stabilité politique et de ressources humaines hautement qualifiées. Le Maroc rassemble tous les ingrédients sont pour réussir son projet dans la région maghrébine. Il va sans dire que les tarifs très compétitifs sont aussi un avantage non-négligeable.
Proximité géographe avec l’Europe favorisant l’externalisation
Comme mentionné plus haut, ce pays d’Afrique du Nord est à proximité de l’Europe. Cette situation géographique mais à profit un faible décalage horaire. De plus, les investisseurs ou les donneurs d’ordres souhaitant se rendent sur le terrain n’ont pas à faire de longs déplacements. C’est un facteur clé puis que certaines entreprises souhaitent avoir une présence physique dans la société sous-traitante afin de garder un certain contrôle sur leurs activités.
Des infrastructures modernes pour combler les attentes
Selon le rapport annuel de la Banque Africaine De Développement, le Maroc est classé 5ème d’Afrique pour les infrastructures. Le pays devance la plupart de ses voisins d’Afrique du Nord. Le gouvernement marocain met tout en œuvre pour attirer le plus d’investisseurs. Les infrastructures sont un élément clé surtout pour ce qui est du développement du secteur des TIC. Les activités liées à ce secteur se déroulent majoritairement à distance. De ce fait, les entreprises tels que les centres d’appels et centres de contacts doivent rassurer les clients étranger que les opérations peuvent se faire avec fluidité comme elles l’auraient été on onshore. Les faibles coûts de l’eau, du transport, d’électricité contribuent grandement à l’expansion des investissements permettant aux entreprises marocaines de proposer des coûts très compétitifs.
Le Maroc, un pays politiquement stable
Un des facteurs clé recherché par les investisseurs est la stabilité politique. Ce pays de d’Atlas en possède. Depuis que le roi Mohamed 6 a pris les rênes du pays en 1999, il travaille en étroite collaboration avec les autorités pour mener à bien son projet de modernisation. Il a modernisé la région zone franche de Tanger qui compte plus de 475 d’entreprises étrangères. D’ailleurs le pays figure dans le Top 10 des investissements en Afrique.
Les ressources humaines, une force majeure pour l’externalisation
Avec sa population de 35 millions d’habitants dont près de la moitié maîtrisant le français, le Maroc se positionne comme une destination stratégique pour l’externalisation de services visant le marché européen. Le Maroc abrite de plus en plus centres d’appels et centres de contacts offrant des services variés et de qualité. Et ce grâce à une population éduquée et qualifiée. Ils n’ont aucun mal à trouver des employés capables de répondre aux attentes de leurs clientèles.
Le Maroc maintien une solide réputation pour les investissements. Ce pays d’Afrique du Nord à tout pour évoluer : une bonne gouvernance, une vision de modernisation, une population qualifiée et des infrastructures de qualité.
[Source] http://www.leseco.ma/les-cahiers-des-eco/afrique/63075-le-maroc-5e-en-afrique.html
[Source] http://www.huffpostmaghreb.com/2017/05/04/ide-classement-maroc_n_16408706.html
Comment Améliorer Les Centres D’Appels Externalisés ?
Avec l’essor de la technologie, plusieurs types d’activités ont pu évoluer et se développer, parmi elles, on trouve les centres d’appels, surtout ceux du Maroc. En effet, ce secteur fonctionne aujourd’hui grâce à des outils technologiques derniers cris. Ces centres se doivent de suivre cette tendance. Le constat est sans appel, de plus en plus de clients sont multicanaux dans leur communication auprès de leurs clients (notamment par le biais des réseaux sociaux, des appels, des mails, des sms…) Par conséquent, le maitre mot est innovation afin de répondre à des besoins de plus en plus complets.
Tout commence par l’environnement de travail
Les centres d’appels au Maroc doivent user de tous les moyens pour maintenir leurs prestations de qualité et attirer autant les clients que les salariés. Selon un expert en centre d’appels, l’environnement de travail serait un facteur de visibilité et conditionne la productivité des salariés. Grâce à cette attractivité, le centre de contact pourra créer une confiance mutuelle ainsi qu’une bonne harmonie de collaboration entre la structure et les agents. De ce bien-être naîtra la confiance du client prospecté. Dans cet esprit d’amélioration, les centres de contacts se doivent de sortir de ce concept de scripts standardisés qui défilent sur l’écran et que l’agent est obligé de lire à chaque appel. Un centre devra faire confiance à son téléopérateur. Ce dernier peut être capable d’échanger sans répéter bêtement son script, pour pallier a ce « problème », les formateurs et les superviseurs en centre d’appels doivent être en mesure de donner les consignes adéquates et laisser à l’agent une marge de liberté dans l’exécution de sa mission.
Suivre à bon escient les nouveautés technologiques
Les grandes entreprises ont tendance à robotiser leurs activités. Certaines utilisent également de nombreux canaux existants comme l’e-mailing ou les réseaux sociaux. Pour un client, il est parfois difficile de comprendre pourquoi il obtient des réponses différentes à une même question posée sur plusieurs canaux différents. Face à cette situation, la meilleure alternative serait de donner aux agents de bonnes bases en connaissances performantes et dynamiques, ainsi que la faculté de mener un discours adapté en fonction de son interlocuteur. Le but est de créer une certaine complicité entre la marque et le client afin de le fidéliser. Car dans le fond, il suffit d’un sentiment affectif envers la marque pour qu’un client lui soit fidèle. Par ailleurs, avec l’évolution du digital, les entreprises et les marques orientent leur communication en fonction de la préférence des consommateurs et recherchent, en ce sens, la première place de leur site sur le moteur de recherche Google. Cette option n’est pas gratuite, il faut le dire. Les connaissances de l’équipe web de la marque ou du prestataire entrent en jeu. Cette équipe, souvent rattachée au centre d’appels, se doit de toujours actualiser ses outils et ses moyens pour être à la hauteur des tendances du marché.
Vous cherchez un centre d’appels a la hauteur de vos besoin, n’hésitez pas a nous contacter.